Carmel Margaret Lindkvist, Adrian Hafeld, Fredrik Kirkestuen, Ellika Taveres-Cachat* og Tore B. Haugen er foratterne bak rapporten

Fra forordet: Hovedmålet med forskingsprosjektet «Utforskning av samarbeidspraksis for informasjonsstyringssystemer fra prosjektoverlevering til Facility Management (FM/FDV)» har vært å utforske hvilke prosesser som både muliggjør og begrenser integrasjonen av digitale data fra prosjektering og bygging til bruk i Facility Management og ved bruk av bygninger. Vi har belyst hvordan digital overlevering av data med fokus på FM/FDV og prosjektledelse blir gjennomført i praksis ved studier av tre rehabiliteringsprosjekter.

Prosjekt Norge (prosjektnorge.no) har støttet prosjektarbeidet som har vært ledet av Institutt for arkitektur og planlegging ved NTNU i samarbeid med Multiconsult, Statsbygg, Ahus og SINTEF Community.

Dataoverlevering fra et byggeprosjekt til drift er fortsatt utfordrende, noe som begrenser utviklingen av eiendomsforvaltning/FM og bruk av teknologier slik som Building Information Models (BIM). I dette forprosjektet har vi undersøkt dagens utfordringer og muligheter ved å se på dataoverføring fra bygging til drift og FDV i et helhetlig livsløpsperspektiv for bygg, anlegg og eiendom (BAE) i Norge. Rapporten inkluderer også et internasjonalt prosjektledelsesperspektiv basert på studier i Storbritannia og Danmark. Prosjektet gir òg en oversikt over aktuelle standarder og veiledninger for livslang datahåndtering i byggeprosjekter.

I prosjektarbeidet har vi undersøkt bruken av standardiserte klassifiseringssystemer, utviklet BIM-veiledning og gitt innspill til rammeverket «Neste steg», utviklet av Bygg21. I tillegg til en gjennomgang av litteratur og teori, har vi vektlagt å samle inn praktiske erfaringer ved å se på tre rehabiliteringsprosjekter og gjennomføre en workshop. Vi har intervjuet åtte aktører i FDV, prosjektledelse og byggeledelse, hvor alle aktørene hadde roller og praktiske erfaringer med rehabiliteringsprosjektene. Disse delte sine erfaringer knyttet til datalevering fra de som jobber med det. I workshopen, hvor 12 personer fra ulike BAE-fag deltok, diskuterte vi hvordan bransjen kan forbedre datalevering mellom prosjekt og drift. Vi har identifisert spesifikke utfordringene i praksis ved integrasjon av data fra overlevering av prosjekt til eiendomsforvaltning i et livsløpsperspektiv.

Det som kjennetegner gode prosesser i grensesnittet prosjekt og FM/FDV er koordinering av informasjonskontroll og veiledning for overlevering av data til FDV-systemer. Dette gjenspeiles i bransjens perspektiv på hvordan en lykkes med prosjekter. Samtidig er det tydelig at gjennomføringen av prosessene ofte er utfordrende, spesielt i små rehabiliteringsprosjekter. Disse prosjektene er avhengig av kompetente prosjektledere ettersom det er mindre ressurser i små prosjekter sammenlignet med store prosjekter. I likhet med store prosjekter har små prosjekter også behov for god kommunikasjon mellom deltakerne i prosjektet for å skape en felles forståelse om hvordan en kan gjennomføre dataleveringsprosesser. FM/FDV har ofte utfordringer med å finne informasjonen de trenger i dataene de mottar fra prosjektfasen, og det resulterer i mye bortkastet tid med datahåndtering FDV-fasen. Dette kan også skyldes at terminologien som brukes for objekter i bygningsmodelleringssystemer er annerledes enn terminologien som brukes i FM/FDV. Kunnskapsoverføring fra prosjekt til drift og omvendt er i liten grad systematisert i bransjen. For å utvikle kunnskapsoverføring er det nødvendig å ha et rammeverk som kan gi bedre samspill mellom de forskjellige faser i livsløpløpet for bygninger.

I dag er det ofte slik at kunnskapsoverføring gjennomføres ad hoc fra FDV-perspektivet når de blir invitert til å delta i prosjektet. Og svært ofte kommer invitasjonen til å delta sent, slik at det tidsmessig er vanskelig å delta i de tidlige fasene. FM/FDV-ansvarlige har ikke en formell rolle for medvirkning i planleggings- og byggefasene, så de blir bare engasjert i prosjektet om de har tid og ressurs. Men uten et skikkelig rammeverk for å engasjere FDV i de tidlige fasene er slikt engasjement ikke alltid mulig.

FDV kan bidra til overføring av informasjon fra prosjekter på følgende måter:

• Definere hvilke typer informasjon FDV trenger fra byggeprosjekter
• Gi kunnskap om innvirkningen av endringer i data/systemer som er gjort under et rehabiliteringsprosjekter og hvilke innvirkning dette har på eksisterende FDV-systemer
• Gi kunnskap om FDV-erfaring i eksisterende bygninger som kan brukes til å utvikle rehabiliteringsprosjekter

Gjennom forskningsprosjektet har vi sett at det er behov for å utvikle systemer for og dokumentasjon av prosesser for koordinering og kontroll av informasjonsflyten. Det er også nødvendig med et rammeverk for bedre samspill mellom FDV og de som jobber med gjennomføringen av byggeprosjekter. Det er et behov for koordineringsprosesser og samspill for å få et godt samarbeid mellom forskjellige fagpersoner og for å sikre kontinuerlig bruk av informasjon på tvers av faser i bygningens livssyklus.