Prosjekt Norge arrangerte et erfaringsdelings-møte med fokus på digitale utfordringer for å opprettholde drift av prosjekter i den pågående pandemien. Det ble registrert i overkant av 40 deltakere på møtet som denne gang ble avholdt i Teams.
Kjersti Dunham delte erfaringer fra Norconsult. Det meste har hittil gått mye bedre enn forventet. Utfordringen med tilstrekkelig datakapasitet ble løst med at man får dobbel båndbredde med utnyttelse av kapasiteten på jobb og hjemme. De hadde også gjennomført en rimelig fersk oppgradering av alle sine datasystemer, noe som nok bidro til en rimelig smertefri overgang til ny digital hverdag fra hjemmekontorene. i tillegg besluttet de at man skulle gå over til Microsoft Teams, nærmest over natten. Erfaringen er at Teams fungerer bedre enn Skype, bla.a i forhold hvor mye båndbredde som kreves.
Jon Lerheim fortalte om BI sine erfaringer med Zoom som verktøy til undervisning. Det måtte tas i bruk på et nystartet masterprogram med 35 deltakere fra mange forskjellige land. Dette hadde fungert over all forventning. BI har et godt teknisk støtteapparat som også bidro sterkt til suksessen. Familiariseringen mellom deltakerne, som ikke hadde truffet hverandre før, fungerte også overraskende bra. Man arrangerte også gruppearbeid i egne «grupperom» og paneldebatt som gikk knirkefritt.
Per Mathisen fra Statsbygg delte sine erfaringer fra et byggeprosjekt i Tromsø hvor alle prosjekteringsmøter har foregått på Skype, med 10 forskjellige lokasjoner i landet. Deling av dokumenter og at tegninger ligger fremme gjør at man har mye større fokus på det som er relevant for den enkelte. Man kan gjøre flere ting samtidig uten at det utfordrer konsentrasjonen på samme måte som fysiske møter. En anne fordel er at man kan hkte på de som er mer perifere og orientere dem uten at de er sentrale deltakere i møtet.
Jarle Martinsen fra Equinor har lang erfaring i digitale møter og kurs, både nasjonalt og worldwide. Internasjonalt er erfaringen at Zoom kan stoppes av brannmurer i selskap som ikke har lisens på Zoom, men Teams fungerer bedre i den forbindelse. Teams går 100% i sky, noe som gjør deling enklere. Gruppearbeid er lettere å sette opp i Zoom, men man kan lage grupper ved å sette opp egne grupper/channels i Teams, slik for eksempel:
- Gruppeoppgave med tre grupper på 5 personer; Alle logger av «team video» går inn i sin channel og starter en separat «channel call pr. gruppe»
- Oppsummering; alle går «ut av channel» og tilbake til «team video», dette kan også gjøres vet at de får en mail fra facilitator om å forlate grupperommet og gå tilbake Teams video
Facilitator og foreleser har tilgang på alt og kan gå mellom channels og «chatte» med alle på en gang» eller «channel for channel»
Det går også an å lage «Live sessions» der bare presenters og facilitator er synlige med bilder/video og resten blir med via en link der de ikke vises på andre måter enn via Q/A funksjonen. Hvis en bruker opptaks-funksjonen kan da deltagerne velge å være med live, eller se det i ettertid. Det kan være greit å bruke når et budskap (lite interaktivt) skal presenteres til mange og det ikke skal være dialog, bare spørsmål fra de som ser på.
Hovedutfordringen ser ut til å være båndbreddekapasitet og presset nett
- Generelt: Slå av programmer etc som stjeler båndbredde
- Sjekk om IT-avdelingen kan doble båndbredde ved kontor/hjemme-deling
- Teams o.l. – slå av kamera og speaker når du ikke snakker/deler
- Zoom – dersom din organisasjon ikke har lisens; last ned programmet på forhånd
- Koble PC direkte til routeren med egen kabel som kjøpes billig p f.eks Elkjøp. Funker veldig bra for de som f eks bor i blokk. Eventuelt sette opp sin egen router.
Struktur og forberedelser er ekstra viktig i forhold til digitale møtearenaer
- Formålet med møtet må være tydelig.
- Bruk strukturen fra styremøter. Skille mellom hva som er diskusjonstema og hva som er beslutningssaker.
- Oppsummering og Plus/Delta på slutten av møtene; hva var bra – hva må vi forbedre til neste gang. Verktøy for avstemninger kan f.eks. være Mentimeter og Slide.
- Sett opp aksjons-liste i stedet for referater – sett av noen minutter til det i oppsummeringen
- Opprett en struktur på hvem som skal gjøre hva i møtene
- Ta med tekniske assistenter på store møter
- Vurder egen fasilitator-rolle som bl.a. kan samle spørsmål fra Chat og lese de høyt til slutt eller i pauser
- Husk generelt også pauser i digitale møter
- Ved åpne spørsmål – ikke forvent svar med en gang – gi deltakerne tid til å komme på banen
Fordeler med digitale møter?
- Totalentrepriser – mange av de prosjekteringen er ikke ute på byggeplass – digitale møtearenaer kan bygge bro mellom byggherre og totalentreprisene
- En del sitter med fagdisipliner rundt omkring i landet – kan det digital rommet redusere avstanden her?
Digital kommunikasjon fremover?
Temaet er høyaktuelt nå fremover, og Prosjekt Norge planlegger derfor en fortsettelse av denne seansen med erfaringsutveksling over påske med bla førsteamanuensis i digital kommunikasjon: Donatella De Paoli, BI.