KA Anskaffelser – møte 3: Hvordan lykkes med kontrakts- og anskaffelsesstrategi?
En kontrakt- og anskaffelsesstrategi vil ha stor verdi når varer og tjenester skal anskaffes i forbindelse med et prosjekt, eller en rammeavtale.
Kontrakt- og anskaffelsesstrategien (også kalt konkurransestrategi) er den overordnede planleggingen av prosessen. Målet er todelt:
- å sikre at behovet og formålet med anskaffelsen blir dekket på en best mulig måte, til lavest mulig kostnad
- å sikre at anskaffelsesprosessen blir mest mulig effektiv, både internt og overfor leverandørene
Opptak av presentasjonen distribueres til PN-partnere på forespørsel.
Opptak skal ikke distribueres utenfor dette partner-nettverket uten samtykke.
Spørsmål rettes til senterledelsen@prosjektnorge.no
Som en del av strategiarbeidet ser man på hvordan kontrakter og kriterier skal rigges, blant annet for å treffe leverandørmarkedet og ønsket risikoprofil best mulig. Inn i denne prosessen er dialogen med markedet (ref. forrige KA anskaffelser) svært viktig.
Å ta seg tid til å arbeide med kontraktstrategien, herunder anskaffelsesstrategien, kan føre til betydelige gevinster – også for mindre prosjekter. Noen ganger kan man faktisk få stor verdi ut av få timer!
En gjennomtenkt strategi bidrar til å gjøre arbeidet med klargjøring av konkurransegrunnlaget vesentlig mer effektivt og treffende, sammenlignet med en manglende overordnet plan hvor dokumenter utarbeides på et mer tilfeldig grunnlag. Nøkkelen til suksess ligger også her i et tett og godt samarbeid mellom anskaffelsesrådgiver, prosjektleder og relevante fagpersoner hos behovshaver, hvor roller og ansvar er tydelige og omforent.
Videre vil en god strategi med kontraktspakker som treffer godt, kunne bidra til bedre måloppnåelse i prosjektet, større sannsynlighet for å få ferdigstilt på tid, og potensialet for konflikt mellom de involverte aktørene reduseres. Man sikres typisk mer valuta for pengene.
Arbeid med rammeavtaler reiser særlige utfordringer internt hos oppdragsgiver, da dette oftest ikke er noen sin «baby» på samme måte som et konkret prosjekt – og potensielle brukere kommer kanskje fra ulike deler av virksomheten. Hvordan sikre kapasitet, motivasjon og effektive og gode prosesser da?
Ida Sjøthun i Lyse delte erfaringer fra hvordan Lyse-konsernet arbeider med kontrakt- og anskaffelsesstrategier innenfor bygg, anlegg og materiell, herunder for anskaffelse av rammeavtaler. Hun vil fortelle om utfordringer som har oppstått i ulike prosesser, herunder i samarbeidet og forståelsen mellom anskaffelsesmiljøene og de øvrige fagmiljøene – og hvilke grep som er tatt for å jobbe bedre og mer effektivt sammen.
Morten Aagard er partner i konsulentfirmaet Marstrand, og har arbeidet med en rekke kontrakt- og gjennomføringsstrategier for prosjekter de siste 15 årene. Et av Mortens hovedfelt er tidlig fase av prosjekter. Han har utviklet en metodikk for valg av kontrakt- og gjennomføringsstrategi i prosjekter, og har som rådgiver for offentlige virksomheter som Statsbygg, Bane NOR, Nye Veier, Avinor, Politiet, Forsvaret, en rekke kommuner og private oppdragsgivere vært en drivkraft i utviklingen av nye kontrakts- og gjennomføringsmodeller i bygg og anleggsbransjen. Mortenpresenterte Marstrands metode for kontrakt- og anskaffelsesstrategi, og dele av sine erfaringer.